Kódex správania členov

[NÁZOV ZDRUŽENIA], o. z.

KÓDEX SPRÁVANIA ČLENOV

Pravidlá profesionálneho, etického a reputačne bezpečného fungovania združenia

Pracovný návrh na schválenie výborom združenia a ratifikáciu členskou schôdzou

Verzia: 1.0

Schválil: Výbor združenia uznesením č. [●]; ratifikovala členská schôdza dňa [●]

Dátum schválenia: [●]

Účinnosť od: [●]

Vlastník dokumentu: Výbor združenia / [poverená osoba]

Článok 1 – Účel a pôsobnosť

1.1. Kódex stanovuje minimálne pravidlá správania členov, členov orgánov, pracovných skupín, dobrovoľníkov a osôb, ktoré vystupujú v mene združenia alebo na jeho podujatiach.

1.2. Jeho cieľom je chrániť dôveryhodnosť, nezávislosť, odbornú reputáciu, bezpečné členské prostredie a dobré meno združenia.

1.3. Kódex sa uplatní aj na konanie mimo podujatí združenia, ak člen výslovne používa svoje členstvo, názov alebo značku združenia, alebo ak jeho konanie môže byť rozumne vnímané ako konanie v mene združenia.

1.4. Na osoby, ktoré nie sú členmi, sa kódex vzťahuje v rozsahu, v akom sa k nemu zaviazali v zmluve, dohode o dobrovoľníckej činnosti alebo poverení. Voči ostatným osobám môže združenie porušenie pravidiel riešiť ukončením spolupráce alebo účasti na aktivite.

Článok 2 – Profesionálne a rešpektujúce správanie

2.1. Člen rešpektuje dôstojnosť, súkromie a odbornú integritu ostatných osôb bez ohľadu na ich pôvod, pohlavie, vek, zdravotný stav, vierovyznanie, názor, pracovné postavenie alebo inú charakteristiku chránenú právom.

2.2. Za neprípustné sa považuje najmä šikanovanie, vyhrážanie, sexuálne alebo iné obťažovanie, úmyselné zosmiešňovanie, osobné útoky, odvetné konanie a opakované narúšanie diskusie.

2.3. Vecný nesúhlas, kritika metodiky, argumentov alebo dôkazov nie sú porušením kódexu, ak sú vyjadrené primerane a bez útoku na osobu.

Článok 3 – Odborné výstupy a duševné vlastníctvo

3.1. Výstupy pripravované pod menom združenia podliehajú schváleniu podľa stanov.

3.2. Člen vystupujúci v mene združenia nesmie vedome vydávať osobný názor, izolovanú prípadovú štúdiu, platformový report alebo komerčný materiál za všeobecne platný vedecký dôkaz.

3.3. Pri významnej neistote, metodickom obmedzení alebo rozpore dôkazov člen uvedie kontext a limity tvrdenia.

3.4. Zistenú vecnú chybu vo verejnom výstupe člen bez zbytočného odkladu oznámi výboru alebo ním určenej osobe a poskytne súčinnosť pri oprave, doplnení alebo stiahnutí výstupu.

3.5. Pred zverejnením materiálu vytvoreného viacerými osobami sa autori dohodnú na autorstve a spôsobe jeho použitia; postačuje zhoda zachytená e-mailom.

3.6. Pri významných dielach a pri komerčnom použití sa dohoda o autorstve, licencii a rozsahu použitia uzatvára písomne. Tento kódex nenahrádza osobitnú autorskú ani licenčnú zmluvu.

Článok 4 – Konflikt záujmov a nezávislosť

4.1. Konflikt záujmov vzniká, ak osobný, pracovný, vlastnícky, rodinný, politický, finančný alebo reputačný záujem môže ovplyvniť alebo navonok spochybniť nestrannosť člena.

4.2. Člen oznámi konflikt záujmov vopred osobe zodpovednej za aktivitu a pri verejnom vystúpení ho primerane uvedie aj publiku.

4.3. Člen sa nezúčastní rozhodovania o prijatí dodávateľa, partnera, grantu, honoráru, sankcie alebo inom rozhodnutí, z ktorého môže mať on alebo jemu blízka či prepojená osoba priamy prospech.

4.4. Samotná existencia konfliktu nemusí znamenať zákaz účasti. Neoznámený alebo zamlčaný konflikt je však samostatným porušením kódexu.

4.5. Oznámenie konfliktu a prijaté opatrenie sa zaznamenajú v zápisnici alebo v písomnom rozhodnutí.

4.6. Združenie je nepolitické. Člen môže mať vlastné občianske a politické názory, nesmie však používať združenie na podporu politickej strany, kandidáta alebo kampane.

4.7. Partner, donor ani člen nemá nárok ovplyvňovať odborné závery, výber tém, rečníkov alebo metodické odporúčania výmenou za finančnú alebo inú podporu. Platené partnerstvo, dar alebo sponzorská podpora sa pri výstupoch a podujatiach pravdivo označia.

Článok 5 – Zneužitie členstva, značky a self-promo

5.1. Člen nesmie používať členské stretnutia, databázu členov, pracovné skupiny ani dôverné diskusie ako systematický predajný kanál.

5.2. Primerané predstavenie vlastnej praxe, skúsenosti alebo riešenia je prípustné, ak je obsahovo relevantné, transparentné a neobsahuje nátlakový predaj.

5.3. Člen môže pravdivo uvádzať svoje členstvo v združení. Nesmie však tvrdiť ani vytvárať dojem – ani použitím názvu alebo loga združenia –, že združenie certifikuje, odporúča alebo garantuje jeho služby, produkty, metodiky alebo odbornú spôsobilosť, ak to výbor vopred písomne neschválil. Členstvo nie je certifikáciou odbornosti.

5.4. Získanie zákazky medzi členmi nie je zakázané, musí však vzniknúť mimo zneužitia dôverných údajov, členského postavenia alebo nátlaku.

Článok 6 – Dôvernosť a ochrana informácií

6.1. Za dôverné sa považujú najmä neverejné údaje o firmách, kampaniach, rozpočtoch, výskume, obchodných problémoch, zákazníkoch, interných konfliktoch a osobných pomeroch, ktoré boli sprístupnené v členskej diskusii alebo pracovnej skupine. Za dôverné sa považujú aj neverejné zápisnice, podnety a disciplinárne konania.

6.2. Dôverné informácie nemožno zverejniť, poskytnúť tretej osobe ani použiť na vlastný obchodný prospech bez súhlasu oprávnenej osoby.

6.3. Pravidlo Chatham House sa uplatní len vtedy, ak bolo pri konkrétnom stretnutí výslovne oznámené. V opačnom prípade sa obsah členských problematických prípadov považuje za neverejný.

6.4. Povinnosť dôvernosti trvá aj po zániku členstva.

6.5. Povinnosť dôvernosti nebráni zákonnému oznámeniu protiprávneho konania, plneniu povinnosti voči orgánu verejnej moci ani konzultácii s advokátom, účtovníkom alebo audítorom viazaným mlčanlivosťou.

Článok 7 – Vystupovanie navonok a médiá

7.1. Oficiálne stanoviská, tlačové vyjadrenia a odpovede médiám v mene združenia poskytuje predseda, podpredseda alebo výborom poverená osoba.

7.2. Člen pri osobnom verejnom vyjadrení jasne odlíši svoj názor od stanoviska združenia, ak môže vzniknúť zámena.

7.3. Ak vznikne reputačný incident, člen neposkytuje nekoordinované vyjadrenia v mene združenia a bezodkladne informuje predsedu alebo podpredsedu, či iného povereného člena výboru.

Článok 8 – Podnety, ich preverenie a opatrenia

8.1. Podnet možno podať písomne ktorémukoľvek členovi výboru alebo revízorovi.

8.2. Ak sa podnet týka predsedu, podpredsedu alebo väčšiny výboru, podáva sa revízorovi. Ak sa týka revízora, podáva sa výboru.

8.3. Podnet má podľa možností obsahovať opis skutku, čas, miesto, zúčastnené osoby a dostupné podklady. Anonymný podnet sa preverí, ak obsahuje dostatočne konkrétne a overiteľné skutočnosti.

8.4. Oznamovateľ, svedok ani poškodená osoba nesmú byť za podanie podnetu v dobrej viere postihovaní. Vedome nepravdivé alebo šikanózne podanie môže byť porušením kódexu.

8.5. Podnet preverí výborom poverená osoba alebo osoby bez konfliktu záujmov; člen výboru, ktorého sa vec týka, sa na preverení ani rozhodovaní nezúčastňuje.

8.6. Dotknutý člen dostane písomný opis vytýkaného konania a lehotu najmenej desať pracovných dní na vyjadrenie; táto lehota nebráni prijatiu dočasných opatrení.

8.7. O opatrení rozhoduje výbor uznesením bez zbytočného odkladu. Ak sa vec týka väčšiny členov výboru, rozhodne členská schôdza, o ktorej zvolanie na tento účel požiada revízor.

8.8. Rozhodnutie, jeho dôvody a prijaté opatrenie sa písomne zaznamenajú a oznámia dotknutému členovi a oznamovateľovi v rozsahu primeranom ochrane súkromia.

8.9. Ak je potrebné bezodkladne chrániť osoby, dôverné informácie, majetok alebo dobré meno združenia, výbor môže do rozhodnutia dočasne obmedziť účasť osoby na konkrétnej aktivite, prístup k údajom alebo používanie značky združenia.

8.10. Opatrenia sa volia primerane závažnosti, úmyslu, opakovaniu, následkom, spolupráci pri náprave a predchádzajúcim porušeniam.

8.11. Opatrením môže byť najmä neformálne upozornenie alebo mediácia, písomné upozornenie s požiadavkou na nápravu, oprava alebo stiahnutie verejného výstupu, odobratie úlohy alebo prístupu k neverejným údajom, dočasný zákaz vystupovať v mene združenia alebo používať jeho značku, návrh na náhradu preukázanej škody a pri závažnom alebo opakovanom porušení vylúčenie člena podľa stanov.

8.12. Pred vylúčením musí byť člen vyzvaný na vyjadrenie. Proti rozhodnutiu o vylúčení sa môže odvolať na najbližšiu členskú schôdzu podľa stanov; počas odvolania sa postupuje podľa stanov.

Článok 9 – Ochrana údajov a záverečné ustanovenia

9.1. Údaje z podnetov sa spracúvajú len v rozsahu potrebnom na preverenie, rozhodnutie, ochranu práv a plnenie zákonných povinností.

9.2. Prístup majú iba osoby poverené preverovaním, rozhodovaním, právnou ochranou alebo kontrolou.

9.3. Spis sa uchováva počas 5 rokov od právoplatného ukončenia veci, ak právny predpis, prebiehajúci spor alebo ochrana práv nevyžadujú dlhšiu dobu.

9.4. Súhlas s kódexom je súčasťou prihlášky za člena. Kódex a jeho zmeny sa zverejňujú spôsobom dostupným všetkým členom.

9.5. Výklad kódexu patrí výboru, pričom výklad nesmie byť v rozpore so stanovami ani obmedziť práva člena nad rámec stanov a zákona.

9.6. Kódex nadobúda účinnosť dňom uvedeným na titulnej strane.

V Bratislave, dňa ....................................

V Bratislave, dňa ....................................

Za výbor združenia:

Za výbor združenia:

____________________________

............................................predseda združenia

____________________________

............................................podpredseda združenia